Întocmirea unui dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadraţi cu contract individual de muncă este obligatorie pentru angajator. Dosarul trebuie să cuprindă cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registrul general de evidenţă a salariaţilor.
Angajatorii au obligația de a păstra dosarul personal, în bune condiţii, la sediile acestora sau, după caz, la sediile secundare dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă. Încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediu sau la sediul secundar constituie contravenție sancționată cu amendă de la 2.000 la 5.000 lei.
Dosarul personal trebuie prezentat inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare. Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator. Încălcarea obligației privind eliberarea copiilor de pe documente constituie de asemenea contravenție, sancționată cu amendă de la 300 la 1.000 lei.
Dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.
foto:viktor-talashuk/unsplash.com
