Regulament privind protecția datelor cu caracter personal permite unui grup de întreprinderi să numească un DPO unic, cu condiția ca aceasta să fie „ușor accesibil din fiecare întreprindere”.
Noțiunea de accesibilitate se referă la sarcinile DPO ca punct de contact în ceea ce privește persoanele vizate, autoritatea de supraveghere, dar și pe plan intern în cadrul organizației, având în vedere că una dintre sarcinile acestuia este „de informare și consiliere a operatorului și persoanei împuternicite de operator, precum și a angajaților care se ocupă de prelucrare cu privire la obligațiile care le revin în temeiul Regulamentului”.
Pentru a se asigura că DPO, intern sau extern, este accesibil, este important să se asigure că datele de contact ale acestuia sunt disponibile în conformitate cu cerințele legale și că este posibilă o comunicare eficientă și necostisitoare, în ceea ce privește, în special limba utilizată și costurile comunicării. Astfel, de exemplu, comunicare trebuie să aibă loc în limba sau limbile utilizate de autoritățile de supraveghere și de persoanele vizate.
În plus, este obligatoriu să se asigure disponibilitatea DPO, fie fizică în același sediu cu angajații, prin intermediul unei linii telefonice sau prin alte mijloace, pentru a garanta că persoanele vizate vor fi în măsură să stabilească o comunicare reală.
Pentru aceste considerente, chiar dacă organizații situate pe teritoriul mai multor state stabilesc un singur DPO, este recomandat ca din echipa acestuia să facă parte „relee naționale”, în măsură să asigure o comunicare reală și eficientă.
foto:blake-wisz/unsplash.com
