Conform legislației în materia protecției datelor cu caracter personal, orice persoană poate cere unei organizații să comunice datele pe care le deține despre aceasta și să obțină o copie a acestora. Așadar, un salariat poate solicita accesul și comunicarea datelor personale pe care angajatorul le are în posesia sa.
Trebuie însă precizat faptul că dreptul de acces se referă doar la date și nu la documentele în care aceste date sunt menționate: un salariat nu poate pretinde, așadar, comunicarea unui document în baza dreptului său de acces. Pentru îndeplinirea obligației legale, este suficient ca angajatorul să întocmească o listă a datelor persoanele, pe care o va pune la dispoziția salariatului.
Cu toate acestea, angajatorul are opțiunea de a transmite salariatului inclusiv documentele în care sunt menționate datele, dacă consideră că este mai practic și dacă prin dezvăluirea documentelor nu se aduce atingere drepturilor altor persoane.
Spre exemplu, atunci când se exercită de către salariat dreptul de acces la datele conținute în e-mailurile profesionale, angajatorul are obligația de a verifica, înainte de transmiterea datelor către salariat, că sunt respectate dreptul la confidențialitate, secretul de afaceri și secretul corespondenței.
